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Bestandsaufbau

Amtliche Publikationen

Abgabeerlasse

Rheinland-Pfalz

Abgabe von Medienwerken des Landes an wissenschaftliche Bibliotheken und an die Landesarchive
Verwaltungsvorschrift der Landesregierung
vom 14. Dezember 2004
(MWWFK 15525-53201-2/50)
Mit Änderungen vom 8. Dezember 2009
(MBWJK 9812-53201-2/50)
Mit Änderungen vom 30. April 2013
(MBWWK 98-53 201-2/50)

1. Anwendungsbereich
 
Diese Verwaltungsvorschrift findet nur Anwendung, soweit die Abgabe von Medienwerken nicht in Rechtsvorschriften geregelt ist.
 
2. Abgabe von Medienwerken in körperlicher Form (Druckschriften und Veröffentlichungen in Form von CD-ROMs, DVDs, Videokassetten, Tonträger, Mikroformen usw.) an wissenschaftliche Bibliotheken
 
2.1 Die Behörden und Dienststellen des Landes haben von den Medienwerken, die von ihnen in körperlicher Form herausgegeben werden, oder die von Dritten mit Mitteln oder mit Unterstützung des Landes herausgegeben werden, unentgeltlich abzugeben:
 
2.1.1   je ein Exemplar unaufgefordert unmittelbar nach dem Erscheinen an

  • das Landesbibliothekszentrum Rheinland-Pfalz, Rheinische Landesbibliothek, Bahnhofplatz 14, 56068 Koblenz
  • die Stadtbibliothek Trier, Weberbach 25, 54290 Trier
  • die Stadtbibliothek Mainz, Rheinallee 3 B, 55116 Mainz
  • das Landesbibliothekszentrum Rheinland-Pfalz, Pfälzische Landesbibliothek, Otto-Mayer-Straße 9, 67346 Speyer
  • die Universitätsbibliothek Mainz, Jakob-Weider-Weg 6, 55128 Mainz und
  • die Bibliothek der Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer, Freiherr-vom-Stein-Straße 2, 67346 Speyer;

2.1.2 zwei Exemplare unaufgefordert unmittelbar nach dem Erscheinen an Die Deutsche Nationalbibliothek, Adickesallee 1, 60322 Frankfurt a. M.;
 
2.1.3 je ein Exemplar auf Anforderung an

  • die Bibliothek des Deutschen Bundestages, Deutscher Bundestag, Platz der Republik 1, 11011 Berlin
  • die Bayerische Staatsbibliothek in München, Ludwigstraße 16, 80539 München und
  • die Staatsbibliothek zu Berlin - Preußischer Kulturbesitz, Potsdamer Straße 33, 10785, Abteilung Amtsdruckschriften und Internationaler Amtlicher Schriftentausch

zur Aufnahme in die Amtsdruckschriftensammlung;
  
2.1.4 bis zu zehn Exemplare - ausgenommen Loseblattsammlungen - auf Anforderung an die Staatsbibliothek zu Berlin - Preußischer Kulturbesitz (Adresse s. Nummer 2.1.3), für Zwecke des Internationalen Amtlichen Schriftentausches.
 
2.2 Von der Abgabe sind ausgenommen:

  • Verschlusssachen im Sinne der Verschlusssachenanweisung für das Land Rheinland-Pfalz,
  • Sonderdrucke aus amtlichen Veröffentlichungen, es sei denn, dass sie ein besonderes Titelblatt führen, sowie
  • Formblätter und Vordrucke.

2.2 Von der Abgabe nach Nummer 2.1.4 können solche Medienwerke und sonstigen Veröffentlichungen ausgenommen werden, bei denen die Kosten der Herstellung eines Einzelexemplars unverhältnismäßig hoch sind und der Landeshaushalt durch die Abgabe in nicht vertretbarer Weise belastet würde.
 
3. Abgabe von Medienwerken in körperlicher Form (Druckschriften und Veröffentlichungen in Form von CD-ROMs, DVDs, Videokassetten, Tonträger, Mikroformen usw.) an die Landesarchive
 

Die Behörden und Dienststellen des Landes haben von den Medienwerken im Sinne der Nummer 2.1 unaufgefordert unmittelbar nach dem Erscheinen zwei Exemplare unentgeltlich an das Landeshauptarchiv Koblenz, Karmeliterstraße 1-3. 56068 Koblenz abzugeben. Das Landeshauptarchiv leitet ein Exemplar an das Landesarchiv Speyer weiter.
 
4. Abgabe von Medienwerken in unkörperlicher Form (elektronische Veröffentlichungen und Netzpublikationen)
 
4.1 Die Behörden und Dienststellen des Landes haben die Medienwerke in unkörperlicher Form, die sie herausgeben, oder die von Dritten mit Mitteln oder mit Unterstützung des Landes herausgegeben werden, unmittelbar nach dem Erscheinen unaufgefordert und unentgeltlich dem Landesbibliothekszentrum Rheinland-Pfalz, Rheinische Landesbibliothek, in Koblenz (pl.rlb@lbz-rlp.de) zur Verfügung zu stellen.
Die Medienwerke werden auf den Servern des Landsbibliothekszentrums Rheinland-Pfalz für elektronische Veröffentlichungen und Web-Sites gespeichert, erschlossen und dauerhaft der Öffentlichkeit online zur Verfügung gestellt.
4.2 Die Behörden und Dienststellen des Landes sind verpflichtet, ihre elektronischen Publikationen in eine technische Form zu bringen, die den Maßgaben der Bibliothek und dem Archiv in Bezug auf Bereitstellung und Langzeitarchivierung genügt. Die Bibliothek und das Archiv sind darüber hinaus befugt, die notwendigen Maßnahmen zur dauerhaften Sicherung und zur Gewährleistung der Benutzbarkeit der zu archivierenden Medienwerke durchzuführen.

4.3 Bei den elektronischen Publikationen, die keine Web-Sites sind, ist eine Abgabe im PDF-Format erforderlich. Um die nachträgliche Konvertierung in das Archivierungsformat PDF/A zu ermöglichen, sind folgende Vorgaben zu beachten:

  • kein Passwortschutz, dies betrifft auch Einschränkungen in Bezug auf das Öffnen, Kopieren, Drucken, Verändern und Speichern des Dokuments,
  • keine Einbettung von Multimedia, wie Video, Audio, animierte Grafiken etc.; Einbettung von Grafiken ist unproblematisch,
  • keine Einbettung von dynamischen Funktionen wie Java-Skript,
  • keine Komprimierung mittels Level-Ziv-Welch-Algorithmus (LZW).

5. Verantwortlichkeit
 
Für die Abgabe sind die Behörden und Dienststellen verantwortlich, welche die bei der Herausgabe des Medienwerkes verwendeten Landesmittel bewirtschaften.
 
6. Zweifelsfälle
 
In Zweifelsfällen entscheidet über die Verpflichtung zur Abgabe die für die Herausgabe des Medienwerkes fachlich zuständige oberste Landesbehörde im Benehmen mit dem Ministerium des Innern und für Sport.
 
7. Schlussbestimmungen

 
7.1 Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tage nach der Veröffentlichung in Kraft.
 
7.2 Den kommunalen Gebietskörperschaften sowie den sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts wird empfohlen, innerhalb ihrer Zuständigkeit die gleiche Regelung einzuführen.