Die Zentrale Verwaltung der SBB verantwortet als Querschnittseinrichtung der Bibliothek alle Leistungen, die bei der Planung, Steuerung und operativen Umsetzung des Budgets, im Bereich Beschaffungen, beim (technischen) Betrieb, der laufenden Bewirtschaftung der fünf Liegenschaften einschließlich des Bauunterhalts sowie in den Bereichen Logistik, Bewachung und Ausstattung bis hin zum einzelnen Arbeitsplatz anfallen. Sie begleitet die zahlreichen Veranstaltungen der Bibliothek technisch, organisatorisch und operativ, kümmert sich um das Gesundheitsmanagement und die Arbeitssicherheit der Mitarbeiter:innen, sie unterstützt die Generaldirektion bei verwaltungsbezogenen Vorgängen und koordiniert die Zusammenarbeit der Bibliothek mit den Gremien. Alle Dienstleistungen werden standortübergreifend erbracht.

Der Abteilungsleiterin (AL Z) sind die Stabsstelle Vergabemanagement, die zentrale Raum- und Flächenplanung, der Arbeits- und der Gesundheitsschutz sowie das Vertrags- und das Auftragsmanagement direkt zugeordnet.

Folgende Aufgaben werden in Abteilungsreferaten wahrgenommen:

Z 1 - Technische Dienste und Gebäudemanagement

Das Referat Z 1 sorgt dafür, dass alle baulichen Einrichtungen, Anlagen, Geräte und die Infrastruktur in der SBB funktionieren, wirtschaftlich betrieben und sicher genutzt werden können. Damit verbunden sind organisatorische Aufgaben und die darauf bezogene Budgetsteuerung und - umsetzung. Im Referat sind die Aufgaben aufgeteilt in die Bereiche Technik, kaufmännische Verwaltung, Infrastruktur und Flächenmanagement.

Technische Aufgaben
Der Bereich Technik umfasst im Gebäudemanagement die Aufgaben, die notwendig und geeignet sind, damit Gebäude und Infrastruktur funktionieren und genutzt werden können. Es geht also um die Herstellung, Einrichtung und Funktionsfähigkeit technischer Anlagen in den Bereichen Strom/Notstromversorgung, Wärme, Kälte, Versorgung mit Frischluft, Türen und Tore, Sicherheitseinrichtungen (wie Brandschutz, Fluchtwegsteuerungen, Sicherheitsbeleuchtung, Mobil-Funk-Einrichtungen, Absturzsicherungsanlagen). Aufgaben, die hier anfallen sind neben dem Betrieb und der Überwachung (einschließlich Mängelanalyse) der Anlagen ihre Wartung und die Koordinierung und Begleitung von Wartungen und Instandhaltungsmaßnahmen durch Externe sowie die Planung von Sanierungen, Modernisierungen oder Umbauen.

Aufgaben zur Infrastruktur und Gebäudemanagement
Der Bereich Infrastruktur beinhaltet die Aufgaben des Gebäudemanagements, die für den Betrieb der Gebäude, Anlagen und Infrastruktureinrichtungen notwendig sind. Damit soll eine reibungslose Nutzung der Infrastruktureinrichtungen möglich sein. Leistungen und Aufgaben sind beispielsweise: Reinigung innen und außen, Pflege von Grünanlagen, Winterdienst, Müllentsorgung, Parkraum, Schlüssel- und Zugangssystemverwaltung, Umzüge, Nutzungsplanung.

Viele Aufgaben werden von externen Dienstleistern übernommen, diese Leistungen werden durch das Referat ausgeschrieben, koordiniert und kontrolliert.

Kaufmännische und organisatorische Aufgaben
Mit den Aufgaben des Referats verbunden ist die kaufmännische / technische Planung sowie die laufende Umsetzung auf Basis von Betriebskostenanalysen.

Z 2 - Haushaltsreferat

Das Haushaltsreferat Z 2 bildet eine Schnittstelle zwischen den Budgetverantwortlichen der Staatsbibliothek und dem Referat Haushalt und Finanzservice der Hauptverwaltung (HV II). Hier wird die Planung des Gesamtbudgets und die Aufstellung des Haushalts der SBB verantwortet. Im Rahmen der Haushaltsdurchführung der Stiftung Preußischer Kulturbesitz ist das Referat für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung der Haushaltsmittel sowie die Bearbeitung und Überwachung der Einnahmen und Ausgaben der Staatsbibliothek und des Bildarchivs zuständig.

Ein weiterer Schwerpunkt des Referates liegt im administrativen und finanziellen Projektmanagement im Rahmen der Projektförderung durch nationale und internationale Drittmittelgeber. Das Referat ist für Steuerangelegenheiten im Rahmen seiner Zuständigkeit verantwortlich und verwaltet die Geldmittel aus Spenden und Sponsoring der SBB.

Z 3 - Baureferat

Das Referat stellt die Schnittstelle der Staatsbibliothek zum Bundesamt für Bauwesen und Raumfragen (BBR) dar und bündelt und kommuniziert die Anforderungen der Staatsbibliothek im Bereich grundlegender Sanierungsprojekte und größerer Bauvorhaben.

Z 4 - Innerer Dienst

Das Referat nimmt unterschiedliche Querschnittsaufgaben auf operativer Ebene wahr und stellt Ressourcen bereit, die der Funktionalität des Dienstbetriebes dienen. Dazu zählen die Koordination der Wachdienste sowie der Zugangskontrollen, die Telefonzentrale, der Post-, Brief- und Leihverkehr, die Material-, Möbel- und Publikationsverwaltung, die Durchführung von Transportleistungen, der Fahrdienst, die Vornahme von Inventarisierungen, die Warenannahme, die Vorbereitung, Unterstützung und Durchführung von Veranstaltungen und Ausstellungen sowie die Organisation von Führungen. Die Leistungen werden mit eigenem Personal und mit Unterstützung von Dienstleistern erbracht.
Die Vertretung der Referatsleitung erfolgt nach Sachgebieten bzw. nach Zuständigkeitsbereichen der Sachgebiete.