Informationen für Lieferanten

Allgemeine Lieferbedingungen

Diese gelten, sofern im Einzelfall nicht individuelle Absprachen vereinbart sind.

Bestellung / Auftragserteilung

  • Als Bestellreferenz benötigen wir bei jeglicher Kommunikation und auf allen Unterlagen soweit bekannt: unsere Bestellnummer (z.B. IIAMN14013026) oder Zeitschriftensignatur (z.B. Zsn 123456).
  • Falls nicht ausdrücklich eine bestimmte Auflage gewünscht wird, bitten wir um Lieferung der aktuellsten Auflage. Sollte die Belieferung mit alternativer Auflage / Ausgabe für uns akzeptabel sein, werden wir dies in der Regel bei der Bestellung vermerken. Dies gilt auch für antiquarische Beschaffung. In unklaren Fällen bitten wir um Rückfrage vor Lieferung. Bei Fortsetzungsbestellungen liefern Sie bitte Neuauflagen von Bänden mit identischer Zählung nur nach Rückfrage.
  • Grundsätzlich bevorzugen wir die gebundene vor der ungebundenen Ausgabe, sofern nicht anders vereinbart.
  • Bestellungen, die nicht innerhalb von 24 Monaten erledigt werden, sollen storniert werden.

Nachhaltigkeit

  • Wir bitten Sie bei den Paketgrößen und beim Verpackungsmaterial nachhaltige Lösungen zu wählen.
  • Bei der Zusammenarbeit mit Logistikunternehmen bitten wir Sie, soweit möglich mit Unternehmen zu kooperieren, deren Nachhaltigkeitsarbeit zertifiziert ist.

Rückfragen / Mitteilungen

  • Grundsätzlich möchten wir Sie bitten, Rückfragen und Mitteilungen zu unseren Bestellungen vorzugsweise per mail an uns zu senden. Es stehen Ihnen hierfür die folgenden mail-Adressen zur Verfügung: Einzelbestellungen
    Fortsetzungsbestellungen
    Zeitschriftenbestellungen
  • Bitte senden Sie uns Mitteilungen zu unseren Bestellungen erst ab der ersten Mahnung.
  • Ist jedoch die Bestellung nicht realisierbar weil z.B. nicht über den Buchhandel erhältlich oder der Titel nicht erscheint, bitten wir um unverzügliche Mitteilung.
  • Rückfragen sind zu jedem Zeitpunkt erforderlich, wenn
  • Bestell- und Buchdaten sich wesentlich voneinander unterscheiden, z.B. wenn es sich um den Teil eines Fortsetzungswerkes, ein Serienstück oder ein Zeitschriftenheft handelt, der bzw. das in der Bestellung nicht genannt ist,
  • Sie innerhalb kurzer Zeit eine Doppelbestellung erhalten, die nicht als solche durch den Hinweis "Mehrfachex." bzw. "added copy" gekennzeichnet ist,
  • der Kaufpreis - auch bei antiquarischer Beschaffung - wie folgt abweicht:
  • Keine Preisangabe bei der Bestellung vorhanden (€ 0,01):
    Rückfrage, wenn der Rechnungsbetrag € 70,00 und mehr beträgt
  • Preisangabe bei der Bestellung vorhanden:
    Rückfrage, wenn die Preissteigerung 20 % und mehr beträgt und der Rechnungsbetrag € 70,00 und mehr beträgt
  • Anfragen zum Verständnis der Bestellung sind selbstverständlich jederzeit möglich und erwünscht.

Antiquarische Beschaffungen

  • Wir bitten um antiquarische Beschaffung, falls der gewünschte Titel vergriffen ist.
     
  • Wir erwarten die Lieferung von Büchern
  • in möglichst gutem Erhaltungszustand mit einem ausgewogenen Preis-Leistungsverhältnis; bitte fragen Sie nach, falls der Preis sich nicht im Rahmen der oben aufgeführten Absprachen bewegt,
  • deren Eigentumsverhältnisse eindeutig und nachweisbar geklärt sind,
  • in der von uns angegebenen Auflage / Ausgabe. Sollte die Belieferung mit alternativer Auflage/Ausgabe für uns akzeptabel sein, werden wir dies in der Regel vermerken. In unklaren Fällen bitten wir um Rückfrage vor Lieferung.
     
  • Ist auch eine antiquarische Beschaffung aktuell nicht möglich, bitten wir um das Führen einer Suchliste. Die Titel sollten in regelmäßigem Turnus, maximal für 24 Monate ab unserem Bestelldatum, auf Beschaffbarkeit geprüft werden.
  • Bitte teilen Sie uns das Setzen auf Suchliste mit - wir werden diese Titel nicht automatisch mahnen.
  • Nach Ablauf von 24 Monaten sollen nicht erledigte Bestellungen storniert werden; wir bitten um entsprechende Mitteilung.

CD-ROM

  • Bestellungen von CD-ROMs (auch als Beilagen zu Büchern) können folgende Angabe enthalten:
    "Netzwerklizenz mit einem User / Technische Anforderungen: Lauffähig unter MS Windows Server 2008 mit Terminaldiensten / Installation auf einem Netzlaufwerk"
    Damit ist die Bestellung einer Netzlizenz gemeint, d.h. die Erlaubnis, die CD-ROM auf einem Server zu installieren, so dass sie von jedem PC innerhalb unserer Gebäude aus aufgerufen werden kann (auch über WLAN durch authentifizierte Nutzer), aber nur von einem Nutzer gleichzeitig. Bitte vermerken Sie "Netzlizenz" dann auf der Rechnung.
  • Falls keine Netzlizenz erteilt wird, diese einen Aufpreis kostet oder nur die Installation auf einem einzelnen PC erlaubt ist, fragen Sie bitte vor Lieferung nach, ob zu diesen Bedingungen geliefert werden soll.

Rechnungen

1. Allgemeine Anforderungen, Angaben zum Medium und der Bestellung auf der Rechnung

  • Einzelrechnung pro Medium, bei Printmedien in doppelter Ausfertigung im Buch
  • Bei Bundle-Rechnungen (Kombination Print- und Online-Publikation) werden getrennte Rechnungen für Print und Online ausgestellt
  • Wenn Rechnungsposten mit unterschiedlichen Steuersätzen belegt werden, benötigt die SBB getrennte Rechnungen nach Steuersatz

Obligatorische Angaben auf der Rechnung

  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  • Bestellende Abteilung der Staatsbibliothek zu Berlin, z.B. IIA
  • Unsere Bestellnummer, z.B. IIAMN21013026
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, inkl. Angaben zu Abo-/Lizenzzeiträumen
    (z.B. Kurztitel, Verfasserangabe, „Vol 36“ oder „1.1.2021-31.12.2021“)

Kostenaufschlüsselung

  • Preis des Mediums (ggf. in Fremdwährung mit Angabe des angewandten Wechselkurses)
  • Ggf. rabattierter Preis des Mediums (inkl. Bezeichnung des Rabatts und Prozentangabe des Rabatts)
  • Ggf. Aufschläge, z.B. bei Auktionen, die vereinbarte Service Charge oder Behandlungsgebühr
  • Zusätzliche Leistungen wie Buchbinderkosten, Transportkosten und sonstige Leistungen sind als „Nebenleistung“ bzw. „additional service“ separat vom Medienerwerb auf der Rechnung auszuweisen
  • Ausweis des angewandten Steuersatzes und den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag je Rechnungsposition

Folgende Vermerke sind gewünscht:

  • Unser Budgetcode, z.B. 1e3e
  • Aufdruck "Vereinnahmt unter den jeweils angegebenen Zugangsnummern in den Akzessionsjournalen"
  • Aufdruck "Sachlich richtig"
  • Art der Bestellung, z.B. zur Fortsetzung
  • Rechnungsnummer zusätzlich als Barcode
  • Rechnungsdatum zusätzlich als Barcode

Beachtung der ergänzenden Vorgaben für die Rechnungsausstellung, s.u.

2. Ergänzende Vorgaben für die Rechnungsausstellung durch den Lieferanten (entspricht weitestgehend den Pflichtangaben nach § 14 USTG):

  • Name und Anschrift des Lieferanten
  • Name und Anschrift der Staatsbibliothek zu Berlin, erwerbende Abteilung (Leistungsempfänger):
    Staatsbibliothek zu Berlin
    Preußischer Kulturbesitz
    Abteilung Bestandsaufbau, IIA, H2
    Potsdamer Str. 33
    10785 Berlin
    Deutschland
  • Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer des Lieferanten oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Bei Ankäufen von Privatpersonen den Hinweis „Privatverkauf“
  • Hinweis auf eventuelle Steuerbefreiungen, z.B. bei Kleinunternehmern oder Not-for-Profit-Organisationen
    z.B. „Unter Berücksichtigung der Kleinunternehmerregelung § 19 UStG erfolgt die Berechnung umsatzsteuerbefreit““ bzw. „Umsatzsteuerbefreiung aufgrund von […]“
  • Hinweis auf eventuelle Differenzbesteuerung, beim Ankauf von gebrauchten/antiquarischen Medien
  • Angabe der Bankverbindung des Lieferanten
  • Bei Lieferungen aus den EU-Mitgliedstaaten benötigt die SBB eine Netto-Rechnung. Der Lieferant muss auf den Rechnungen seine USt-IDNr. angeben und die der SBB bzw. SPK: DE 33 820 490 0 (Achtung: Neue USt-IDNr seit Februar 2021!)
    Ergänzend ist auf der Rechnung für Printmedien zu vermerken: „Diese Lieferung ist als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei“ bzw. „Within the EU we request VAT-exempt intra-community delivery“
    Bei elektronischen Ressourcen: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers/Reverse Charge nach Art. 196 der MwStSystRL“ bzw. „VAT reverse charge according to article 196 of EU VAT directive 2006/112“

Rücksendungen

In folgenden Fällen gehen wir davon aus, dass eine Rücksendung ohne Rücksprache möglich ist:

  • vom Lieferanten verursachter Fehler bei der Lieferung, z.B. falscher Titel, Doppellieferung oder bei der technischen Bearbeitung, z.B. Einband,
  • Lieferung von fehlerhaften oder beschädigten Bänden, z.B. fehlende Seiten, Beschädigung des Buchblocks.

Stand: April 2021