Die Abteilung Bestandsentwicklung und Metadaten betreut die Sammlung Amtlicher Publikationen der Staatsbibliothek zu Berlin mit folgenden Aufgabenbereiche

• Deutsche Amtliche Publikationen: Sie ist offizielle Sammelstelle für die Veröffentlichungen der staatlichen Einrichtungen und anderer öffentlich-rechtlicher Institutionen der Bundesrepublik Deutschland auf der Grundlage von Abgaberegelungen des Bundes und der Länder.
• Internationaler Amtlicher Schriftentausch: Sie ist die nationale Zentrale für den "Internationalen Amtlichen Schriftentausch" in Anwendung des UNESCO-Übereinkommens von 1958 über den zwischenstaatlichen Austausch amtlicher Veröffentlichungen und Regierungsdokumente.
• Depotfunktion für Veröffentlichungen internationaler Organisationen: Sie ist Depotbibliothek für Dokumente internationaler Organisationen, vor allem der Vereinten Nationen (UNO seit 1956) und der Europäischen Union (EG seit 1963).
• Parlamentaria: Sie betreute bis 2006 den Sammelschwerpunkt Parlamentsschriften im Rahmen des von der Deutschen Forschungsgemeinschaft geförderten Systems der Literaturversorgung ab Erscheinungsjahr 1956.

Was sind Amtliche Publikationen?

Amtliche Publikationen - auch: Amtsdruckschriften, Amtsdrucksachen, amtliche Veröffentlichungen - sind Dokumente, die von einem öffentlich-rechtlichen Herausgeber veranlasst oder verlegt werden oder in dessen Auftrag erscheinen, z.B. von

• Behörden und Dienststellen des Bundes und der Länder,
• bundesunmittelbaren bzw. der Aufsicht eines Landes unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, einschließlich der Landkreise und Gemeinden oder Gemeindeverbänden,
• Amtskirchen und anderen öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaften.

Dabei ist es hinsichtlich dieser Definition unerheblich, ob die betreffende Publikation von der herausgebenden Stelle selbst vervielfältigt und verbreitet wird oder in einem kommerziellen Verlag erscheint.

Amtliche Publikationen können ausschließlich amtlichen Inhalts sein, aber auch nicht-amtlichen Inhalt besitzen, z. B. Kulturinformationen, geschichtliche oder fachliche Teile enthalten oder ganz aus ihnen bestehen. Sie dokumentieren somit das breit gefächerte Spektrum staatlichen Handelns auf allen Gebieten des politisch-sozialen und kulturellen Lebens. Zudem ist der uneingeschränkte Zugang der Bürger zu diesen Materialien (einschließlich der Parlamentsschriften) für die Beteiligung an demokratischen Entwicklungs- und Meinungsbildungsprozessen unabdingbar.

Diese Definition findet sich beispielsweise in den Sammelrichtlinien (Stand Juli 2009) der Deutschen Nationalbibliothek. Auf internationaler Ebene gibt es z.B. Definitionen der IFLA (International Federation of Library Associations) aus dem Jahr 1983 oder auch der UNESCO aus dem Jahr 1958.

Geschichte der Sammlung Amtlicher Publikationen 

Das Sammeln von in- und ausländischen Amtlichen Publikationen hat in der Staatsbibliothek zu Berlin eine lange Tradition. So enthält die Sammlung an Parlamentsschriften z. B. Bestände aus dem 18. und 19. Jahrhundert. Im Gegensatz zu anderen Sammlungen der Preußischen Staatsbibliothek blieb der Bestand der amtlichen Veröffentlichungen weitgehend von der Zerstörung bzw. den Verlusten durch Auslagerungen in den Kriegsjahren bis 1945 verschont. In der Zeit von 1956 bis 2004 wurde die Sammlung innerhalb einer eigenen Sonderabteilung für Amtsdruckschriften gepflegt, seit 2005 werden die Aufgabenbereiche von der Abteilung Bestandsaufbau wahrgenommen. Somit kann die Staatsbibliothek zu Berlin Publikationen zur Verfügung stellen, die in vielen Fällen in keiner anderen deutschen Bibliothek zu finden sind.

Heute werden die vielfältigen Möglichkeiten des elektronischen Publizierens von den herausgebenden Stellen im Rahmen des E-Government intensiv genutzt. Für Bibliotheken, die eine langfristige Bereitstellung der Dokumente anstreben, hat der dauerhafte, sichere Zugriff auf die Dokumente und der Nachweis der relevanten Informationen an zentraler Stelle höchste Priorität. Eine Berücksichtigung dieser veränderten Bedingungen in den Abgabeerlassen steht bislang in den meisten Fällen noch aus; einige Länder berufen sich bei Veröffentlichungen in elektronischer Form auf die Ablieferung von Netzpublikationen entsprechend den Standards der Deutschen Nationalbibliothek.

Publikationen zur Sammlung Amtlicher Publikationen 

• Maier, Susanne: Clio-Guide: Amtliche Publikationen. In: Clio Guide – Ein Handbuch zu digitalen Ressourcen für die Geschichtswissenschaften, hrsg. von Silvia Daniel, Wilfried Enderle, Rüdiger Hohls, Thomas Meyer, Jens Prellwitz, Claudia Prinz, Annette Schuhmann, Silke Schwandt, 3. erw. und akt. Aufl., Berlin 2023.
• Dornick, Sahra; Maier, Susanne: Erwerbung an den Rändern der bibliothekarischen Sammlung – Graue Literatur und „Gender in MINT“ als Beispiele für die Inklusivität der Wissenslandschaft. In: Zeitschrift für Bibliothekskultur / Journal for Library Culture, 2022 9 (4).
• Maier, Susanne: Was nichts kostet, macht keine Arbeit?! Weiteres zur Farbenlehre Grün, Gold, Grau. Bericht zum neunten Konsortialtag des Friedrich-Althoff-Konsortiums e.V. am 16. April 2015 an der Universität Potsdam. - In: Bibliotheksdienst, 49 (2015), 8, S. 837–846
  DOI: 10.1515/bd-2015-0099
• Maier, Susanne: Praxisbericht zum Umgang mit freien Netzressourcen an der Staatsbibliothek zu Berlin, Vortrag auf dem Konsortialtag des Friedrich-Althoff-Konsortiums e.V., Potsdam, 16.4.2015
• Maier, Susanne; Mayer, Julia: Amtsdruckschriften "to go" - Neue Zugänge zu amtlichen Dokumenten. Vortrag auf dem Bibliothekartag, Hamburg, 23.5.2012
• Maier, Susanne:Building up Digital Collections at the Staatsbibliothek zu Berlin. Vortrag auf dem IFLA Workshop on Digital Collections Development, Moskau, 3.-5.3.2010
• Stanek, Ursula: Amtsdruckschriften in der Staatsbibliothek zu Berlin : Tradition und Zukunft. In: Bibliotheksmagazin 3 (2006), S. 20-23.
• Metz, Johannes: Zur Geschichte des amtlichen Schriftentauschs zwischen den USA und Preußen. Eine Denkschrift der Preußischen Staatsbibliothek von 1929. - In: Planen und Gestalten. Festgabe für Günter Baron. 2001 (= Beiträge aus der Staatsbibliothek zu Berlin - Preußischer Kulturbesitz. Bd. 13), S. 231-246.
• Metz, Johannes: Internationaler Amtlicher Schriftentausch. - Paper zur 65th IFLA Council and General Conference, Bangkok, 1999.
• Metz, Johannes: Die Abgabeerlasse des Bundes und der Länder für Amtsdruckschriften. Idee und Anwendung in der Staatsbibliothek zu Berlin. - In: Mitteilungen SBB (PK) N.F. 7.1998, H. 1, S. 82-101.
• Lubitz, Wolfgang: Die Sammlung amtlicher Veröffentlichungen der USA in der Abteilung Amtsdruckschriften und Tausch. - In: Mitteilungen SBPK 15.1983, H. 3, S. 143-149.
• Detemple, Siegfried: Fünfundzwanzig Jahre Internationaler Amtlicher Schriftentausch an der Staatsbibliothek Preußischer Kulturbesitz. - In: Jahrbuch Preußischer Kulturbesitz 18 (1981), S. 103-119.
• "Das besondere Thema“ Auswahlverzeichnisse der Erwerbungen der Amtsdruckschriften-Abteilung 1988-2004:
  Die DDR - Politik und Alltag in Dokumenten und Erinnerungen
  Bildung und Ausbildung
  Bürger, Staat, Politik
  Neue Medien, digitale Kommunikation
  Die Europäische Union
  Kindheit und Jugend
  Rechtsextremismus, Gewalt und Demokratie
  Die neuen Bundesländer
  Gleichberechtigung, Gleichstellung von Frauen und Männern
  Deutsche Einheit, Aufbau Ost
  DDR-Geschichte
  Senioren
  Menschenrechte, Menschenwürde
  Informationstechnik